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Nachfolgend sind die wichtigsten Funktionen von ANCOSO
Personalmanagement aufgeführt und beschrieben.
Grundsätzlich ist zu sagen, dass ANCOSO Personalmanagement keine
Standardlösung ist, welche sich "out-of-the-box" in einer Kundenumgebung
einsetzen lässt. Vielmehr beinhaltet ANCOSO Personalmanagement
Grundfunktionen und Kernmodule, welche bedarfsgerecht auf die
Kundenbedürfnisse angepasst werden.
Dies ist u.a. auch deswegen notwendig, da die Applikation viele
individuelle Bestandteile enthält, wie Workflows, Standard Dokumente und
das User Interface Design der Applikation.
Die folgende Liste zeigt die wichtigsten Funktionen von ANCOSO
Personalmanagement:
- Umsetzung der Personal-Prozesse in Workflows
Mit ANCOSO Personalmanagement werden die individuellen
Personal-Prozesse des Kunden in Workflows umgesetzt. Grundsätzlich kann
jeder Personal-Prozess in ANCOSO Personalmanagement umgesetzt
werden.
- Integrierte Standardprozesse für Rekrutierung, Eintritt,
Austritt, Mutationen
ANCOSO Personalmanagement beinhaltet bereits einige in Workflows
umgesetzte Standardprozesse. Diese können vom Kunden unverändert übernommen oder angepasst werden.
- Rollenbasierte Zuweisung der Aufgaben im Workflow
Allen Aufgaben werden im Workflow „Rollen“ zugewiesen
("Personal-Manager", "Personal-Assistent"). Den "Rollen" sind Personen
zugeordnet. Der Vorteil dieser rollenbasierten Aufgabenverteilung ist
die flexible Handhabung bei Urlaub oder Personalwechsel: Die einzelnen
Workflows funktionieren weiter, es ändert sich lediglich der "Inhaber"
der "Rolle".
- Automatisches Handling der Dauer einzelner Aktivitäten
Jeder Aktivität im Workflow wird eine Dauer zugewiesen, die vorgibt,
wie lange der Mitarbeiter für die Bearbeitung Zeit hat. Wird diese Zeit
überschritten, können von ANCOSO Personalmanagement automatisch
definierte Eskalalationsstufen ausgelöst werden.
- Zugang für alle, mit der Personalabteilung kooperierenden
Teams
Nicht nur die Personalabteilung hat Zugang zu ANCOSO
Personalmanagement, sondern auch alle mit der Personalabteilung
kooperierenden Teams, wie Logistik oder Salär-Administration. So wird
sichergestellt, dass alle Personen, die in Personal-Prozesse involviert
sind, ihre Arbeit in einem System dokumentieren.
- Verfolgung der laufenden Prozesse
Der Personal-Manager kann jederzeit die Prozesse verfolgen, für die er
zuständig ist. Er sieht also immer, wo sich der Prozess gerade
befindet, bzw. wer was tut. Dazu kann er ein Workflow-Diagramm aufrufen und
sich für jede Aktivität den Status anzeigen lassen.
- Einbindung der Vorgesetzten in den Workflow
Bei ANCOSO Personalmanagement werden auch die Vorgesetzten in die
Personal-Prozesse eingebunden. So werden Interview Feedback Formulare
elektronisch an den Vorgesetzten weitergeleitet. Dieser kann auch
Kurs-Anfragen elektronisch freigeben. Diese elektronische Unterstützung
der Entscheidungsprozesse verkürzt die Durchlaufzeit enorm und macht
Entscheidungen transparent und nachvollziehbar.
- Elektronische Personalakte und Document Management
ANCOSO Personalmanagement ermöglicht, dass viele Dokumente, die bisher
nur in Papierform vorlagen, elektronisch abgelegt werden können. Ausserdem ist
es möglich, eingescannte Papier-Unterlagen zu integrieren. Das
reduziert den Aufwand enorm, da die Personal-Mitarbeiter Dokumente und
Dossiers nicht mehr kopieren müssen, sondern auf elektronischem Wege an
Vorgesetzte oder andere beteiligte Abteilungen senden können. Daneben
wird auch das Suchen von Informationen ernorm vereinfacht, da alle
Unterlagen zu einem Mitarbeiter an einem Ort zu finden sind.
- Einbindung von MS Word-Dokumenten
Mit ANCOSO Personalmanagement können alle Arten von MS Word-Dokumenten
in den Prozess integriert werden. So kann zum Beispiel ein
Arbeitsvertrag mit ANCOSO Personalmanagement automatisch ausgefüllt
werden. Die Daten müssen nicht nochmals in den Vertrag eingegeben
werden, das macht ANCOSO Personalmanagement automatisch. Anschliessend
wird das Dokument in der elektronischen Personalakte abgelegt.
- Zahlreiche Views auf die Daten
ANCOSO Personalmanagement erlaubt die Ansicht der Daten von
verschiedenen Blickwinkeln aus. Neue Ansichten können vom Kunden
definiert und von uns eingefügt werden.
- Employee Self Service für alle Mitarbeiter
Mit ANCOSO Personalmanagement können die Mitarbeiter einfache
Transaktionen selbst auslösen, wie z.B. eine Änderung der
Privatadresse. Die Information wird in das System eingegeben und das
System kümmert sich darum, dass die richtigen Workflows gestartet
werden und die verantwortlichen Personal-Mitarbeiter ihre Tasks
zugestellt bekommen. Auf die gleiche Weise können sich Mitarbeiter auch
für Trainingskurse anmelden. Wo immer möglich, wird es also vermieden,
dass die Personal-Mitarbeiter mit Routineaufgaben belastet werden,
welche auch durch den Mitarbeiter angestossen werden können.
- Interface zu SAP HR
ANCOSO Personalmanagement verfügt über ein Interface zu SAP HR, welches
nach Kundenwunsch ausgebaut und auch für andere Systeme umgebaut werden
kann.
- Ausgereifte Sicherheitsmechanismen
Bei ANCOSO Personalmanagement wird genau geregelt, wer welche Daten
sehen und bearbeiten darf. Diese Einstellungen können vom Kunden
definiert werden. So können beispielsweise Mitarbeiter der
Schnittstellen (Logistik, Saläradministration) bestimmte Daten sehen,
andere nicht. Dies gewährleistet, dass auch innerhalb der Organisation
nur berechtigte Personen, Zugriff auf sensible Personal-Daten
haben.
- Standardauswertungen für alle Prozesse
ANCOSO Personalmanagement verfügt standardmässig über verschiedene
Auswertungen, mit denen prozessrelevante Daten überprüft werden
können. Anhand dieser Auswertungen lässt sich zum Beispiel
nachvollziehen, wie lange ein Eintritt wirklich dauert. Oder woher
welche Bewerbungen kommen. Oder was Recruiting eigentlich kostet. Die
Auswertungen können nach Kundenwunsch geändert oder ergänzt
werden.
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