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Nachfolgend sind die wichtigsten Funktionen von ANCOSO Human Resource
Management aufgeführt und beschrieben.
Grundsätzlich ist zu sagen, dass ANCOSO Human Resource Management keine
Standardlösung ist, welche sich "out-of-the-box" in einer Kundenumgebung
einsetzen lässt. Vielmehr beinhaltet ANCOSO Human Resource Management
Grundfunktionen und Kernmodule, welche bedarfsgerecht auf die
Kundenbedürfnisse angepasst werden.
Dies ist u.a. auch deswegen notwendig, da die Applikation viele
individuelle Bestandteile enthält wie Workflows, Standard Dokumente und
das User Interface Design der Applikation.
Die folgende Liste zeigt die wichtigsten Funktionen von ANCOSO Human
Resource Management:
- Umsetzung der HR-Prozesse in Workflows
Mit ANCOSO Human Resource Management werden die individuellen
HR-Prozesse des Kunden in Workflows umgesetzt. Grundsätzlich kann jeder
HR-Prozess in ANCOSO Human Resource Management umgesetzt werden.
- Integrierte Standardprozesse für Rekrutierung, Eintritt,
Austritt, Mutationen
ANCOSO Human Resource Management beinhaltet bereits einige in
Workflows umgesetzte Standardprozesse. Diese können vom Kunden
unverändert übernommen oder angepasst werden.
- Rollenbasierte Zuweisung der Aufgaben im Workflow
Allen Aufgaben im Workflow werden „Rollen“ zugewiesen ("HR-Manager",
"HR-Assistent"). Den "Rollen" sind Personen zugeordnet. Der Vorteil
dieser rollenbasierten Aufgabenverteilung ist die flexible Handhabung
bei Urlaub oder Personalwechsel: Die einzelnen Workflows funktionieren
weiter, es ändert sich lediglich der "Inhaber" der "Rolle".
- Automatisches Handling der Dauer einzelner Aktivitäten
Jeder Aktivität im Workflow wird eine Dauer zugewiesen, die vorgibt,
wie lange der Mitarbeiter für die Bearbeitung Zeit hat. Wird diese Zeit
überschritten, können von ANCOSO Human Resource Management automatisch
definierte Eskalalationsstufen ausgelöst werden.
- Zugang für alle mit HR kooperierenden Teams
Nicht nur HR hat Zugang zu ANCOSO Human Resource Management, sondern
auch alle mit HR kooperierenden Teams, wie Logistik oder
Saläradministration. So wird sichergestellt, dass alle Personen, die in
HR-Prozesse involviert sind, ihre Arbeit in einem System
dokumentieren.
- Verfolgung der laufenden Prozesse
Der HR-Manager kann jederzeit die Prozesse verfolgen, für die er
zuständig ist. Er sieht also immer, wo sich der Prozess gerade
befindet und wer was tut. Dazu kann er ein Workflow-Diagramm aufrufen und
sich für jede Aktivität den Status anzeigen lassen.
- Einbindung der Vorgesetzten in den Workflow
Bei ANCOSO Human Resource Management werden auch die Vorgesetzten in
die HR-Prozesse eingebunden. So werden Interview Feedback Formulare
elektronisch an den Vorgesetzten weitergeleitet. Dieser kann auch
Kursanfragen elektronisch freigeben. Diese elektronische Unterstützung
der Entscheidungsprozesse verkürzt die Durchlaufzeit enorm und macht
Entscheidungen transparent und nachvollziehbar.
- Elektronische Personalakte und Document Management
ANCOSO Human Resource Management ermöglicht, dass viele Dokumente, die
bisher nur in Papierform vorlagen, elektronisch abgelegt werden.
Ausserdem ist es möglich, eingescannte Papierenunterlagen zu
integrieren. Dies reduziert den Aufwand enorm, da die HR-Mitarbeiter
Dokumente und Dossiers nicht mehr kopieren müssen, sondern auf
elektronischem Wege an Vorgesetzte oder andere beteiligte Abteilungen,
senden können. Daneben wird auch das Suchen von Informationen ernorm
vereinfacht, da alle Unterlagen zu einem Mitarbeiter an einem Ort zu
finden sind.
- Einbindung von MS Word-Dokumenten
Mit ANCOSO Human Resource Management können alle Arten von MS
Word-Dokumenten in den Prozess integriert werden. So kann zum Beispiel
ein Arbeitsvertrag mit ANCOSO Human Resource Management automatisch
ausgefüllt werden. Die Daten müssen nicht nochmals in den Vertrag
eingegeben werden, das macht ANCOSO Human Resource Management
automatisch. Anschliessend wird das Dokument in der elektronischen
Personalakte abgelegt.
- Zahlreiche Views auf die Daten
ANCOSO Human Resource Management erlaubt die Ansicht der Daten von
verschiedenen Blickwinkeln aus. Neue Ansichten können vom Kunden
definiert und von uns eingefügt werden.
- Employee Self Service für alle Mitarbeiter
Mit ANCOSO Human Resource Management können die Mitarbeiter einfache
Transaktionen selbst auslösen, wie z.B. eine Änderung der
Privatadresse. Die Information wird in das System eingegeben und das
System kümmert sich darum, dass die richtigen Workflows gestartet
werden und die verantwortlichen HR-Mitarbeiter ihre Tasks zugestellt
bekommen. Auf die gleiche Weise können sich Mitarbeiter auch für
Trainingskurse anmelden. Wo immer möglich, wird es also vermieden, dass
die HR-Mitarbeiter mit Routineaufgaben belastet werden, welche auch
durch den Mitarbeiter angestossen werden können.
- Interface zu SAP HR
ANCOSO Human Resource Management verfügt über ein Interface zu SAP HR,
das nach Kundenwunsch ausgebaut und auch für andere Systeme umgebaut
werden kann.
- Ausgereifte Sicherheitsmechanismen
Bei ANCOSO Human Resource Management wird genau geregelt, wer welche
Daten sehen und bearbeiten darf. Diese Einstellungen können vom Kunden
definiert werden. So können beispielsweise Mitarbeiter der
Schnittstellen (Logistik, Saläradministration) bestimmte Daten sehen,
andere nicht. Dies gewährleistet, dass auch innerhalb der Organisation,
nur berechtigte Personen Zugriff auf sensible HR-Daten haben.
- Standardauswertungen für alle Prozesse
ANCOSO Human Resource Management verfügt standardmässig über
verschiedene Auswertungen, mit denen prozessrelevante Daten überprüft
werden können. Anhand dieser Auswertungen lässt sich zum Beispiel
nachvollziehen, wie lange ein Eintritt wirklich dauert. Oder woher
welche Bewerbungen kommen. Oder was Recruiting eigentlich kostet. Die
Auswertungen können nach Kundenwunsch geändert oder ergänzt
werden.
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